În Bucuresti se organizeaza aproximativ 80 de expozitii anual care atrag în jur de 10.000 de expozanti si aproximativ 250.000 de vizitatori. Aceasta înseamna ca o expozitie cuprinde în jur de 200 de expozanti si atrage, în medie, 5.000 de vizitatori.

Puneti-va în locul lor. Aveti o durata de timp limitata pentru a vizita o expozitie. Un vizitator petrece, în medie, 3,5 ore pentru aceasta vizita.

Cu câti expozanti poate un vizitator sa sa aiba o conversatie de calitate? Nu ma refer la vizitele de tip "loveste si fugi" când un vizitator întra în stand, ia o brosura sau un cadou si pleaca în viteza. Ma refer la acele discutii dintre vizitator si expozant în care fiecare persoana are posibilitatea sa realizeze ceva ca rezultat al întâlnirii. Fiti realisti. O mare parte dintre personalul de la stand vor afirma ca pot avea o întâlnire de calitate în 3 minute. O întâlnire de calitate în 3 minute! Nu prea cred. Perceptia unui vizitator asupra duratei unei discutii de calitate este de peste 15 minute! Exista, dupa cum vedeti o diferenta majora între ceea ce spune un expozant si ceea ce spune un vizitator.

Cine are dreptate? Dupa parerea mea este o chestiune de asteptari. Ca si expozant, abordam o conversatie având anumite asteptari. Daca ma astept ca discutia sa dureze doar trei minute, aceasta este atitudinea pe care o voi avea si aceasta se reflecta în comportamentul meu. Pe de alta parte, un vizitator spune: "Dati-mi un motiv sa ramân si eu îti voi acorda timpul meu". Cine ar trebui sa aiba dreptate?

Ca si expozant, obiectivul dvs. principal ar trebui sa fie maximizarea numarului de întâlniri de calitate. Dar, asa cum am vazut, este foarte posibil ca acestea sa dureze mai mult de 3 minute.

Haideti sa presupunem, deci, ca cea mai potrivita durata pentru o conversatie de calitate este de 15 minute. Daca un vizitator petrece 3,5 ore în cadrul unei expozitii, si daca acesta este 100% eficient (adica nu exista nici un timp pierdut între întâlniri), atunci el va avea 14 conversatii de calitate. Asta e tot! Din media de 200 expozanti, vizitatorul poate întâlni doar 14 - 7% dintre toti expozantii!

Un robot ar putea sa fie 100% eficient, dar vizitatorii de expozitii, cu siguranta nu sunt. Pauzele de prânz, conversatiile la telefonul mobil, citirea programului expozitiei, vizionarea unor demonstratii live, asteptarea la coada de la biroul de înregistrare duc la o eficienta medie de cca 60%.

Aceasta este situatia. Prin urmare, vizitatorii vor alege la cine se vor opri, pe cine vor vizita pe baza anumitor criterii. În primul rând, înainte de a veni la expozitie, vor face o lista cu acele companii pe care vor sa le vizitaze. Aceasta lista poate cuprinde aproape jumatate in totalul companiilor pe care le vor vizita. Asta înseamna ca au planificat 7 din cele 14 întâlniri de calitate. Aceasta lista este conceputa în functie de ceea ce considera ei ca vor fi nevoile lor si de comunicatiile si promovarea pre-eveniment.

7 din 14. Aceasta înseamna ca vizitatorul va alege restul de 7 companii pe care le viziteaza dintre cele 193 expozanti ramasi (200-7=193).

De ce este designul standului important?

Puneti-va în locul vizitatorului. El sau ea trebuie sa viziteze expozitia, sa priveasca în stânga si în dreapta, acordând fiecarui expozant doar câteva secunde de atentie. Si, în acele câteva secunde, ei vor decide daca vor acorda expozantului o parte din timpul lor pretios.

Designul standului poate fi considerat a fi glazura de la tort. Nu este cea mai imporatnta parte a tortului, dar, cu siguranta, îl face sa iasa în evidenta si sa aiba o prezenta vizuala în fata consumatorului-vizitator. Standul este primul element vizual care comunica cine sunteti, ce faceti si ce conteaza.

Primul si cel mai important obiectiv al standului este acela de a-i face pe vizitatorii potriviti sa se opreasca. Trebuie sa va gânditi ca nu puteti fi pe lista fiecarui vizitator înainte de a veni la expozitie. Stiind acest lucru, trebuie sa folositi standul dvs. ca pe un instrument de atragere a atentiei.

Pentru a face acest lucru, urmati acesti pasi:

În primul rând, standul dvs. trebuie sa atraga privirea si atentia vizitatorului.

Aceasta regula poate parea logica, dar, realitatea arata ca multi expozanti uita acest lucru. Pozitionati-va în capatul oricarui culoar în cadrul oricarei expozitii. Priviti de-a lungul culoarului si vedeti câti dintre expozanti va atrag cu adevarat atentia. Nu prea multi. De fapt, multi dintre expozanti tind sa se integreze în multime. Acestia au cazut în capcana "look-ului corporate".

Aceasta este o greseala imensa. Daca vizitatorul nu vede în primul rând standul dvs., acesta nu va putea lua decizia daca sa se opreasca sau nu. Acesta nu este momentul potrivit pentru a fi timizi. Continuare.....