|
Am preluat acest articol de pe site-ul Federatiei Internationale
a prestatorilor de servicii pentru evenimente si expozitii www.ifesnet.com. Multumim
domnului Voicu Sferdianu pentru sugestie. 1.
Definiti-va obiectivele expozitiei si pregati material de informare detaliat.
Cu cat informatia este mai clara si mai completa, cu atat designerii vor fi capabili
sa adapteze conceptele standului nevoilor dumneavoastra.
 | 2.
Fiti siguri ca va planificati participarea la o expozitie in timp util.
Planurile in graba implica de obicei costuri suplimentare si aceasta nu este prima
solutie optima. | 3. Selectati
trei sau patru expozitii si companii furnizoare de servicii pentru evenimente
si expozitii si alocati
un timp de intre-vedere cu ei pentru informari cuprinzatoare pentru a va face
cunoscute dorintele si asteptarile. Mai multe intre-vederi pot si o resursa de
timp si de consum.
Companiile pot fi alese pe diferite criterii , ca
de exemplu:
- Referinte
- Locatia geografica cat mai apropiata de companie
sau de locul expozitiei
- Vizitele de afaceri
- Auto-prezentarea companiei
printre diversele tipuri de media sau la expozitii si pe internet
- Informatiile
din revistele specializate si diverse raporturi.
- Apartenenta la organizatii
nationale sau internationale ale furnizorilor de servicii pentru expozitii si
evenimente.
- Certificare DIN En ISO 9001 si 9002
- Observarea activitatii
companiei la locul expozitiei
4. In timpul
intalnirilor de informare, vorbiti cu detaliat asupra asteptarilor dvs., dar si
despre valorile, identitatea si identitatea vizuala a companiei dvs. Bineinteles
indicatiile tehnice cum ar fi marimea standului, regulile specifice pentru participarea
la expozitie, exponatele prezentate, numarul reprezentatilor care vor fi la stand,
bugetul de participare la expozitie si bugetul alocat construiri standului trebuie
sa fie detaliat la fel de precis. Luati in considerare
ca o informare completa si corecta a furnizorilor va ajuta sa faceti economii
de timp si bani la implementarea standului. Fiecare proiect implica bani. Specialistii
isi aloca multe ore de munca la conceptul standului personalizat si au nevoie
de spatiu de lucru echipat cu materiale calitative si scumpe. Solicitati
in cererea de servicii informatii clare referitoare la costurile cu proiectarea
si realizarea ofertei de servicii. Schite gratis nu exista: costurile de proiectare
( schite) vor fi integrate in alta parte. Fiti revendicativ si cereti performante
reale. O schita realizata fara atentia necesara nu se va afla printrr nevoile
dvs. Un sfat bun: companiile furnizoare de servicii
pentru expozitii care factureaza fiecare concept va vor face sa platiti numai
serviciile pe care le primiti. Companiile care nu solicita onorariul pentru propunerile
facute, isi acopera costurile prin contractele pe care l-e deruleaza. O
propunere de proiect este un concept personalizat pentru participarea dumeavoastra
la o expozitie. Sa nu il confundati cu propunerea de costuri previzionate pentru
un stand simplu, care in general este realizat din materialul de baza. O astfel
de propunere de stand este cu siguranta gratuita si fara nici o obligatie. Dar
pentru proiecte mult mai elaborate, un concept de design al standului este imperativ
inainte de propunerea propriuzisa. 5. Elaborati un
sistem de evaluare obiectiv pentru a analiza performantele partenerilor dumneavoastra
furnizori de servicii pentru expozitii. Colaborarea
pentru construirea standurilor cu firmele care au cele mai mici preturi rareori
duce la rezultate favorabile. 6. Sa va alegeti
partenerul imediat dupa prezentarea facuta si
informati toate companiile concurente despre deciza pe care ati luat-o. Deciziile
amanate atrag dupa sine o planificare defectuasa. 7.
Fiti in mod constant la curent cu proiectul si informati-va partenerii imediat
despre orice schimbare care poate fi prevazuta. Schimbarile
dupa construirea standului pot fi dificil de implementat si destul de rar ofera
rezultate optime 8. Ajungeti la un acord
cu persoana care se ocupa de proiectarea standului dumneavoastra asupra
timpului de finalizare a standului, a termenului de predare si apupra returnarii
standului dupa expozitie. 9. Intalniti-va cu partenerul
dumneavoastra imediat dupa expozitie. Acesta este
momentul pentru criticile constructive. 10.
Preferati o colaborare pe termen lung cu o companie de proiectare standuri pentru
expotzitii. Cu cat partenerul va cunoaste mai bine,
cu atat mai bine, iar acestia vor putea lucra pentru dumneavoastra si costurile
vor fi optimizate. | 
