Hamilton Exhibits, o companie din Indianapolis si-a ilustrat conceptul "concentati-vã asupra nevoilor dumneavoastrã" în cadrul Expoziþiei Asociatiei Expozantilor din Sãnãtate oferind vizitatorilor un aparat foto de unicã folosintã gratuit. Când vizitatorii au developat pozele au observat cã Hamilton Exhibits fãcuse deja o pozã cu standul lor, asigurându-si astfel un loc în rândul amintirilor nepretuite ale clientilor potentiali.

Instruiti intotdeauna personalul de la stand sa nu se transforme intr-un obstacol intre vizitatori si stand. Cea mai potrivita plasare este pe culoar - in fata standului - pentru a-i intampina si a-i invita pe trecatori la stand.

O alta locatie in care trebuie permanent sa fie disponibil un reprezentant al companiei este: in preajma produselor expuse. Vizitatorii-specialisti in domeniu sunt atrasi de aceste produse expuse si interventia unui reprezentant pentru a oferi mai multe informatii poate fi decisiva in luarea unei decizii.

La un targ sau expozitie se poate participa si fara a avea un stand expozitional, prin achizitionarea de spatiu publicitar in catalogul evenimentului, in locatia de desfasurare, prin impartirea de materiale de promovare, sustinerea de prezentari de produs sau de companie, sustinerea unor seminarii proprii, participarea la evenimentele conexe organizate chiar de catre organizatorul manifestarii expozitionale.

In cazul apelarii la o participare fara stand expozitional trebuie avut in vedere faptul ca beneficiile participarii vor fi considerabil reduse daca nu se va obtine interactiunea directa si nemijlocita cu vizitatorii.

Participarea propriuzisa la un targ sau expozitie este rodul muncii de cateva luni a unei echipe. Astfel reusita unui proiect trebuie sarbatorita.

Asigurati-va ca sarbatorirea se petrece doar dupa ce evenimentul expozitional s-a incheiat si nu in timpul acestuia. Intotdeauna exista tentatia de a sarbatori inainte de vreme, iar o noapte de distractie poate afecta grav activitatea personalului de la stand. Cearcanele si mahmureala nu vor atrage potentialii clienti la standul dumneavoastra.

Aceasta problema tinde sa apara cu precadere in cazul expozantilor din alt oras decat cel in care are loc expozitia.

Pentru personalul de la stand este extrem de obositor sa fie 10 ore in picioare, sa fie mereu zambitori si sa interactioneze cu vizitatorii. De aceea ei trebuie sa fie Plini de Energie. Pentru aceasta asigurati-va ca membrii personalului de la stand mananca la micul dejun (puteti stabili sa luati micul dejun impreuna) si ca in timpul programului expozitiei sunt asigurate pauze de masa. Meniul trebuie sa fie unul bogat in proteine si glucide, fara a face excese.

De asemenea asigurati-va de existenta unor rezerve de apa pentru ca personalul sa nu sufere de deshidratare. Deshidratarea poate genera dureri de cap si lipsa de energie.

Asigurati-va ca fiecare dintre membrii personalului de la stand sa ia pauze de cateva minute la fiecare doua ore de program.

De Multe ori valoarea spatiului expozitional difera in functie de pozitionarea in spatiul de desfaurare a expozitiei si de traficul de vizitatori din zona respectiva. Totusi nu intotdeauna este indicat un spatiu intr-o zona cu trafic maxim, mai ales datorita costurilor suplimentare implicate. Alegerea spatiului expozitional se face, in principal, in functie de obiectivele participarii.

Daca intre obiectivele participarii cele mai importante sunt fidelizarea clientilor, obtinerea de contacte de afaceri de la un numar redus de vizitatori (de exemplu distribuitori) etc. atunci nu este necesar un spatiu expozitional intr-o zona de maxim trafic.

Pe de alta parte daca intre obiectivele participarii domina cresterea notorietatii marcii si transmiterea mesajelor de promovare catre un numar mare de vizitatori, cu siguranta trebuie gasite resurse pentru inchirierea unui spatiu expozitional intr-o zona cu maxim trafic.

Oamenii sunt din ce in ce mai pretentiosi. Mai ales tinerii vor mai mult decat un stand anost si cateva materiale de prezentare. Ei vor spectacol, vor interactiune cu personalul de la stand - vor sa li se explice clar de ce produsul x este potrivit pentru nevoile lor sau ale companiei, care sunt beneficiile produsului x etc.

Traim intr-o tara latina, balcanica si putin orientala. Asta inseamna ca romanii au simtul umorului si vor sa fie "distrati" de catre posibilii furnizori. Nu intamplator in advertising-ul clasic in Romania functioneaza foarte bine urmorul.

Reprezentantii mass-media sunt o categorie aparte de public in expozitii. Ei sunt cei care va pot aduce in atentia publicului prin publicarea de articole despre participarea dumneavoastra.

Kitul de presa trebuie sa fie usor de folosit de catre reporterul venit la eveniment. Introduceti doar informatiile absolut relevante pentru publicul tinta. Dati exemple REALE de folosire cu succes a produsului. Folositi imagini ale unor oameni folosind produsul si mai putin cu reprezentantii companiei dvs. Cititorilor le plac foarte mult cifrele. Introduceti cifre si statistici despre produs si folosirea acestuia.

Nu in ultimul rand folositi si formatul DIGITAL. Este mult mai usor pentru un reporter sa proceseze text si imagini in format electronic decat in format tiparit. Folositi ambele formate.

In primul rand bugetul trebuie sa includa tot ceea ce este necesar pentru desfasurarea optima a participarii dumneavostre la targ. Folositi metoda "Brain-storming" pentru a realiza o lista cu necesarul participarii. Aveti mare atentie la costurile "mai putin vizibile" cum sunt costurile cu unele servicii suplimentare de la organizator, asigurarea exponatelor, taxe de transport etc.

In mod normal alocati pentru cheltuieli neprevazute inca 10% din suma calculata prin evaluarea necesarului.

Incercati pe cat posibil sa va respectati propriul buget. Cresterea unor cheltuieli care nu sunt absolut necesare va duce la depasirea bugetului propus si implicit la scaderea eficientei.

Lenox, o divizie a companiei Newell Rubbermaid, a gandit o noua metoda pentru a demonstra puterea de taiere a noilor lame produse in cadrul Expozitiei Internationale de Constructii.

Compania a pus una dintre lamele sale la test folosind-o pentru a taia un automobil in doua. In zilele precedete demonstratiei, vizitatorii erau invitati sa ghiceasca cat timp va fi necesar pentru a taia masina in doua.

Vizitatorului care s-a apropiat cel mai mult de raspunsul corect i s-a oferit un premiu de 500 USD in echipamente Lenox.

Pentru a determina calitatea unei relatii stabilite în cadrul unei expozitii, încercati sa obtineti cât mai multe informatii despre vizitatorii standului dvs.

Pentru a determina urgenta si prioritatea de follow-up-ului pentru fiecare relatie, puteti utiliza urmatoarele coduri:
A = relatie foarte importanta. Are fondurile si/ sau este pregatit sa cumpere în urmatoarele 3 luni. Trebuie realizat un contact de vanzare imediat.
B = relatie importanta. Cumpararea este planificata în urmatoarele 3-12 de luni.
C = relatie pe termenn lung. Perioada pâna la cumparare este mai mare de 12 de luni sau au fost cerute doar materiale informationale.
D = non-relatii. Acestea sunt relatii care nu necesita follow-up din partea departamentului de vânzari.

Plasati raftul de pliante cu grija. In general, incercati sa evitati folosirea rafturilor de pliante. Daca acestea sunt necesare, plasati-l spre centrul standului, ma degraba decat pe culoar. Astfel, veti evita vizitatorii care "colectioneaza" materiale de promovare, iar clientii potentiali seriosi vor fi nevoiti sa intre in stand (mai aproape de persoanlul de vanzari) pentru a obtine un pliant.

JFAX Communications, o companie de comunicare pe internet, a utilizat o metoda interesanta de a face ca presa sa observe comunicatele lor de presa. În timp ce majoritatea companiilor foloseau kit-uri de presa elaborate, aceasta companie a capsat o cutie mica de bomboane de menta pe fiecare comunicat în parte. Astfel, un comunicat tipic s-a transformat într-unul foarte popular, iar compania si-a atins scopul de a fi observata de presa

Subestimarea etapei de planificare si pregatire necesare unei participari de succes la o expozitie este unul dintre principalele motive ale nereusitei. Daca veti investi bani într-un stand trebuie sa fiti, de asemenea, dispus sa investiti timpul, efortul si resursele necesare pentru pregatirea acestuia. Planificarea si follow-up-ul eficient fac diferenta între o experienta buna si una proasta în cadrul unei expozitii. De asemenea, poate face diferenta între o experiente buna si una exceptionala.

Obiectivele unui capitan de stand sunt acelea de a rezolva problemele care pot aparea în timpul desfasurarii unei expozitii si de a supraveghea activitatile din cadrul standului. Acesta trebuie sa fie capabil sa raspunda la orice întrebari venite din partea personalului de la stand si sa se asigure ca totul se desfasoara asa cum s-a planificat. De exemplu, atunci când traficul de vizitatori este mai putin intens, capitanul de stand poate trimite o parte din personal sa viziteze standurile competitorilor si sa evalueze participarea acestora.

Training-ul personalului de la stand este un element importante pentru participarea la o expozitie. Performanta lor poate face diferenta între succesul si esecul unei participari. Nu subestimati impactul pe care personalul îl are asupra vizitatorilor. Pentru a va îmbunatati sansele de a avea o participare de succes, stabiliti câteva reguli de eticheta, cum ar fii.

Asa da: cunoasteti foarte bine produsul sau serviciul; cunoaste nevoile clientilor potentiali si prezinta produsul ca pe o modalitate de satisfacere a acelor nevoi; lucreaza cu toti clientii potentiali, nu numai cei din zona alocata; cunoaste competitia; fii etuziast si plin de încredere; fii pregatit sa vorbesti, sa demonstrezi si, cel mai important, sa asculti; cunoaste expozitia, înclusiv oferta de evenimente conexe; cunoaste standul si spatiul folosit pentru depozitare.
Asa nu: fumeaza; bea; manânca; citeste; stai jos; stai la discutii cu alti membrii ai personalului de la stand; ignora un vizitator; fii nepoliticos cu un vizitator; fii prea agresiv; subestimeaza vizitatorii.

Daca compania dumneavoastra este o companie mica în care nu se practica elaborarea de rapoarte de performanta sau desfasurarea unor activitati de cercetare, este foarte important sa obtineti o "nota" pentru participarea dumneavoastra la expozitie. Cea mai utila metoda este aceea ce a pune urmatoarele întrebari personalului de la stand:
1. Cum ati nota performantele companiei noastre pe o scala de la 1 la 10, 1 fiind foarte slaba si 10 fiind foarte buna?
2. Daca nu am avut o performanta de 10, de ce?
3. Care este calitatea contactelor obtinute în cadrul acestei expozitii (notati cu un punctaj de la 1 la 10)?
4. Ce procent dintre contactele stabilite credeti ca se va transforma în vânzari?
5. Ce idei aveti pentru îmbunatatirea activitatii de participare la expozitii?

Atunci când trimiteti informatii catre clienti potentiali importanti cu care ati luat contact prin participarea la o expozitie, exista o metoda sigura care sa îi faca pe acestia sa citeasca materialele primite. Lipiti un post-it viu colorat pe coperta prezentarii pe care scrieti: "Domnule ___: Am subliniat trei produse care cred ca va vor interesa. Cu respect ___" (nu uitati sa subliniati produsele în prezentari!). Daca informatiile adunate în cadrul expozitiei despre clientul potential respectiv sunt corecte, veti putea sublinia produsele care prezinta interes si acesta va simti ca compania dumneavoastra este atenta la nevoile clientilor sai.

Oferiti fiecarui membru al echipei de la stand un "Kit de supravietuire" în care includeti: bomboane pentru împrospatarea respiratiei, balsam de buze, aspirina, servetele umede parfumate, o prognoza meteo pentru zilele de desfasurare ale expozitiei etc.

Planificati niste activitati distractive înainte si dupa expozitie. Poate fii participarea la un spectacol, o cina, o excursie într-un parc, gradina botanica etc.

În fiecare zi premiati persoanele care au obtinut cele mai multe contacte si cele mai multe contacte importante cu premii în bani, produse sau servicii.