Creati in cadrul site-ului de companie o sectiune dedicata participarii la targuri si expozitii pe care sa o actualizati oricand participati. Inaintea evenimentului publicati in aceasta sectiune informatii despre ce se va intampla la standul vostru, beneficiile de a vizita standul, stiri despre produsele pe care le veti lansa etc.

Dupa incheierea participarii postati informatii despr ce s-a intamplat la standul vostru. Nu uitati sa publicati cifre si imagini cu standul.

Din 1995, in Romania, Internetul a schimbat regulile jocului privind informatia. Odata cu dezvoltarea on-line-ului accesul la informatie este din ce in ce mai facil. Oamenii tineri au internetul ca principala sursa de informare. De asemenea oamenii tineri au din ce in ce mai multa putere in mediul privat.

Ganditi-va ce stiu deja vizitatorii standurilor dvs despre compania pe care o reprezentati. Cel mai probabil inainte de a vizita un targ, un vizitator specialist a dat o cautare pe google folosind cateva cuvinte cheie. Poate ca a gasit site-ul companiei dvs si s-a informat cel putin minimal privind oferta pe care o prezentati la targ. Cu siguranta a gasit site-urile concurentei si s-a informat despre oferta lor.

Ganditi-va ce stiu vizitatorii inainte de a intra in expozitie si oferiti-le informatii noi si intr-un mod mai placut si interesant decat accesarea unei pagini web.

Norocul si ghinionul sunt factori care fac parte din viata oricarui om. Uneori ai noroc alteori ghinion. In participarea la targuri si expozitii situatia este similara. Uneori se obtin rezultate cu "cea mai proasta participare posibila", alteori in ciuda tuturor pregatirilor si muncii rezultatele sunt nesemnificative.

Asa stau lucrurile fie ca ne place sau nu. Vrem nu vrem norocul si ghinionul fac parte din viata noastra.

Totusi cei care se bazeaza pe noroc au cele mai mici sanse sa reuseasca. Ei sunt "hazardistii" care se bazeaza doar pe suportul providentei. Ceilalti care se bazeaza pe elemente solide (planificare, munca etc) au sanse mai mari de succes. Norocul vine pentru cei puternici...

In jurul nostru sunt din ce in ce mai multe lucruri care se schimba din ce in ce mai repede. Schimbarile nu sunt intotdeauna bune, la fel cum nu sunt intotdeauna rele. Adoptarea unor noutati in participarea la targuri si expozitii este utilila in masura in care acestea sustin elementele care nu se schimba.

Ceea ce nu se schimba intr-o participare la targuri si expozitii este fundamentul demersului comunicational direct - relationarea directa si nemijlocita cu oameni.

De obicei orice demers comunicational are rolul de a transmite informatii din partea unei companii catre publicul sau tinta. Si de aceasta data targurile si expozitiile sunt diferite de alte medii si metode de comunicare.

Colectarea de informatii referitoare la publicul vizitator este mult mai importanta decat transmiterea unor mesaje. Comunicarea catre publicul vizitator este deosebit de importanta, doar ca inainte de a comunica trebuie sa stii ce sa comunici. In plus participarea la targ sau expozitie nu se incheie odata cu inchiderea evenimentului propriuzis.

Oamenii fac diferenta. Niste oameni plictisiti si blazati in standuri nu vor aduce nici macar un prospect, indiferent cat de buna este audienta targului sau expozitiei.

Oamenii plini de entuziasm care incurajeaza, implica vizitatorii in demnostratii si prezentari de produs vor aduce contactele mult dorite si implicit vanzarile asteptate.

Moleseala si blazarea nu inspira pe nimeni sa se apropie de in stand, in schimb entuziasmul si voia buna actioneaza ca un magnet.

Pentru personalul de la stand este extrem de obositor sa fie 10 ore in picioare, sa fie mereu zambitori si sa interactioneze cu vizitatorii. De aceea ei trebuie sa fie Plini de Energie. Pentru aceasta asigurati-va ca membrii personalului de la stand mananca la micul dejun (puteti stabili sa luati micul dejun impreuna) si ca in timpul programului expozitiei sunt asigurate pauze de masa. Meniul trebuie sa fie unul bogat in proteine si glucide, fara a face excese.

De asemenea asigurati-va de existenta unor rezerve de apa pentru ca personalul sa nu sufere de deshidratare. Deshidratarea poate genera dureri de cap si lipsa de energie.

Asigurati-va ca fiecare dintre membrii personalului de la stand sa ia pauze de cateva minute la fiecare doua ore de program.

In promovarea pre eveniment poate fi folosit si PR-ul. Emiteti un comunicat de presa inaintea participarii in care sa detaliati obiectivele prezentei la targ si noutatile care vor fi prezentate. Asigurati-va ca acest comunicat ajunge la destinatie inainte de inchiderea editiilor special dedicate evenimentului expozitional.

Conferintele de presa sunt o alta unealta de promovare pre-eveniment prin PR. Folositi conferintele de presa doar daca aveti ceva cu adevarat special si important de prezentat la eveniment. In caz contrar conferinta va fi un fiasco.

Incercati sa tineti o arhiva cu participarile la targuri si expozitii ale companiei in care lucrati. Arhiva trebuie sa contina date referitoare la eveniment, obiective, cum au fost indeplinite, echipa care a lucrat, furnizorii la care s-a apelat, schita standului, poze cu acesta, cum s-a realizat follow-up-ul si care au fost rezultatele participarii.

Avand o astfel de arhiva oferiti oamenilor nou veniti in companie sansa de a cunoaste si altfel decat din povestiri ce s-a intamplat la targurile la care s-a participat pana acum. In plus aveti toate uneltele necesare pentru a face studii comparative. Birocratia este buna :)

Cu patru sãptãmâni înainte de eveniment, trimiteti invitatii la expozitie clientilor actuali si celor potentiali. Asigurati-vã cã invitatia este conceputã în asa fel încât sã îi stimuleze pe acestia sã participe.

Responsabilitatea pentru promovarea evenimentului nu este doar a organizatorului, ci si a expozantilor. Gãsiti un mod distinctiv de a vã promova compania înainte de eveniment si oferiti-le vizitatorilor motive pentru care acestia ar trebui sã vinã la expozitie si sã spunã "acesta este compania pe care o cãutam".

Traim in lumea comunicarii si a informatiei. Internetul a spart nenumarate bariere, devenind cea mai uzuala sursa de informatie.

In participarea la targuri si expozitii arati-va adresa web cat mai vizibil. In standul dumneavoastra trebuie sa existe o zona in care sa apara adresa www.firmamea.ro. Este de preferat ca "www" si ".ro" sa fie scrise cu alta culoare decat numele domeniului.

In acest fel oferiti vizitatorilor adresa exacta a companiei dvs in mediul virtual.

Targurile si expozitiile sunt oportunati de comunicare a valorilor de brand si de costructie a brandului. Totusi in spatele sintagmei "participam pentru imagine" se ascunde un esec al participarii propriuzise, imaginea fiind o scuza a esecului.

O participare la targuri si expozitii pentru imagine trebuie sa urmareasca o serie de obiective clare si indicatori specifici cum sunt cresterea notorietatii, comunicarea valorilor brandului, costul mediu pe contact vizual, costul mediu pe participant la evenimente conexe, costul mediu pe vizitator care a intrat in contact cu oferta etc.

Care este cea mai rapidã modalitate de a ajunge la inima unui vizitator? Încercati sã-i oferiti un loc comod unde sã stea jos. Nada-Chair, o companie specializatã în suporturi de spate ortopedice, a oferit vizitatorilor obositi o demonstratie live a produsului sãu nou în cadrul expozitiei MacWorld. Dupã ce vizitatorii se asezau, personalul de la stand adapta scunele cu un suport Nada-Chair si oferea materiale promotionale. În timp ce se relaxau, vizitatorii citeau mterialele promotionale, iar personalul de la stand explica beneficiile pe care le are utilizarea acestor suporturi pentru spate. Astfel, standul de 18 m2 era plin de vizitatori zâmbãreti, iar trecãtorii nu puteau sã nu observe demonstratia.

Intotdeauna numarul de persoane care sa fie la stand este o problema. Daca sunt prea putini este rau pentru ca se pierde oportunitatea de a interactiona cu un numar cat mai mare de vizitatori.Daca sunt prea multi exista riscul ca acestia sa gaseasca mai interesanta o discutie privata in defavoarea contactului cu vizitatorii. Intotdeauna prea multe bucatarese strica ciorba.

Solutiile sunt de a stabili numarul membrilor personalului de la stand in functie de atributii, de suprafata standului si de numarul de vizitatori ai evenimentului. Cel mai important este ca fiecare membru al personalului de la stand sa aiba atributii clare si sa i se aloce o categorie de vizitatori de care sa se ocupe.

85% din impresia unui vizitator despre o participare este data de atitudinea personalului de la stand. Aceassta cifra spune multe. Pe langa aspectele constiente ale comportamentului personalului de la stand exista si gesturi care de cele mai multe ori sunt necontrolate in mod constient.

Incercati ca personalul dumneavoastra sa nu stea cu mainile in san, cu mainile in buzunare jucandu-se cu monezi, chei etc., sa nu se joace cu materialele promotionale si tipariturile.

Orice preocupare asemanatoare cu aceste gesturi denota plictiseala si transmite mesajul "nu ma deranja, nu am chef de tine vizitatorule".

Exceptand mediile de comunicare directa pentru promovarea participarii la targuri si expozitii se mai pot folosi mediile de comunicare de masa.

Datorita costurilor ridicare de promovare prin mediile de comunicare de masa trebuie gasite metode de eficientizare la maxim a campaniilor de promovare pre-eveniment.

O astfel de metoda este folosirea unui media plan foarte apropiat de cel pe care il are organizatorul evenimentului pentru promovarea targului sau expozitiei in ansamblu.

In timpul participarii la un targ sau expozitie sunt colectate un numar mare de informatii privind clientii si prospectii. Pentru a creste eficienta participarii trebuie sa se stabileasca inaintea evenimentului ce informatii vor fi colectate (structura acestora) si modul in care ele vor fi centralizate.

Nu lasati centralizarea si procesarea informatiilor colectate pentru perioada de dupa eveniment. Este foarte important sa puteti actiona inca din perioada de desfasurare a manifestarii expozitionale. Introduceti informatiile in baza de date pe masura ce le colectati. Astfel follow-up-ul va putea fi facut in timp util.

Cercetãrile post-eveniment constituie o metodã foarte eficientã pentru evaluarea performantelor în cadrul unei expozitii. Testarea memorabilitãtii produselor/ mesajelor de marketing si determinarea motivelor pentru care vizitatorii s-au oprit în fata standului dvs. sunt doar câteva informatii pe care le puteti obþine prin intermediul unei cercetãri post-eveniment. Iatã câteva ponturi pentru a vã asigura cã rata de rãspuns este cât mai mare:
· chestionarul trebuie sã fie cât mai scurt. Idealã este limitarea acestuia la o singurã paginã;
· oferiti un mic cadou pentru completarea chestionarului;
· includeti un plic corespondentã rãspuns pe care sã fie trecutã si adresa companiei dvs. si un numãr de fax.

Indiferent daca e vorba de targuri si expozitii B2B sau B2C marea majoritate a targurilor si expozitiilor au evenimente conexe. Acestea pot fi prezentari de companie sau produs, conferinte si seminarii pe teme specifice domeniului sau publicului in jurul caruia este construit evenimentul, sau animatii.

Marele avantaj al evenimentelor este impactul mare pe care il au asupra publicului. In general oamenii au tendinta de a crede si retine informatii venite de la alti oameni. De asemenea in cazul conferintelor si seminariilor exista un mare capital de imagine pe care un lector il castiga in cazul unei prezentari bune.

Standul expozitional este o platformã de comunicare între companie si vizitatori. De aceea, în cadrul acestuia trebuie sã existe urmãtoarele trei zone:
· zona pasivã (de atractie) este folositã pentru a atrage atentia vizitatorilor care trec pe lângã stand;
· zona activã (de acizitie) este folositã petru a-i aborda pe vizitatori si pentru a afla care sunt domeniile de interes ale acestora;
· în zona intensivã (de negociere) pot fi prezentate în detaliu produsele, pot fi negociate ofertele si pot fi semnate contractele. Pentru a atinge aceste obiective este important ca zona intensivã sã nu fie aglomeratã sau zgomotoasã.

Modificarile economice si demografice nu sunt intotdeauna vizibile pe termen scurt, dar ignorarea lor duce la esec sigur pe termen lung. Indicatori macro cum sunt numarul populatiei, PIB pe cap de locuritor, rata de crestere economica reala (exceptand inflatia) sunt importanti in strategia oricarei firme si implicit si in participarea la targuri si expozitii.

De exemplu cresterea PIB-ului pe cap de locuitor in diferite zone duce la cresterea capacitatii de cumparare si la cresterea exigentei cumparatorilor. Cresterea veniturilor populatiei duce la orientarea catre branduri si nu catre produse.

In participarea la targuri si expozitii este nevoie de mult mai multa inteligenta si profesionalism pentru ca odata cu cresterea indicatorilor economici si demografici vizitatorii (potentialii clienti) sunt din ce in ce mai exigenti.